I - ENCAMINHAMETO DAS SOLICITAÇÕES

Todas as solicitações deverão ser encaminhadas a esta Fundação através de ofício, onde conste:

1. Nome e/ou número do Convênio.
2. Assinatura do coordenador geral do convênio, ou seu substituto, indicado via ofício pelo coordenador geral.
3. Subdivisão ou subprojeto, se houver.

Nos ofícios de solicitações de pagamentos, deverão ser informados ainda:

4. o Elemento de Despesa (Rubrica) a que se refere o pagamento,
5. a Meta e a Etapa-fase, se houver.

As faturas, recibos, notas fiscais e quaisquer outros documentos comprobatórios das despesas realizadas devem ser emitidos em nome da FADE-UFPE, contendo ainda a identificação do respectivo Convênio e a autorização de pagamento do coordenador geral do projeto.

Desde que atendidas todas as exigências, os pagamentos serão efetuados no prazo de 72 horas após a solicitação ter dado entrada no nosso sistema de protocolo.

Nenhuma despesa poderá ser efetuada:

. Em finalidades, elementos ou itens de despesa diferentes dos aprovados para o Projeto, ainda que em caráter de emergência;

. Para pagamento, a qualquer título, a servidor da administração pública que esteja lotado ou em exercício em qualquer dos entes partícipes do Convênio;

. Referente a taxas bancárias, multas, juros ou correção monetária;

. Em data anterior ou posterior à vigência do Convênio;

As informações específicas por elemento de despesa e a relação dos principais elementos e itens correspondentes encontram-se nas ultimas páginas deste manual.

II - SERVIÇOS DE PESSOA FÍSICA E SERVIÇOS DE CONSULTORIA INDIVIDUAL

Os ofícios de solicitação de pagamento de serviços deverão conter as informações abaixo, além daquelas apresentadas anteriormente relativas ao convênio/contrato:
· Nome do Prestador do Serviço;
· N.º do CIC (CPF);
· N.º do documento de identidade;
· Nº de inscrição do trabalhador (NIT) no INSS ou Nº do PIS ou PASEP;
· Descrição dos serviços que foram prestados, condizentes com as atividades do projeto;
· Valor Bruto dos Serviços;
· Dados bancários do prestador, se cliente do Banco do Brasil, para depósito em conta (caso haja);
· Cópia atualizada e com autenticação mecânica, do comprovante de Inscrição Municipal (CIM) dos profissionais liberais ou autônomos;
· Código da CBO (Classificação Brasileira de Ocupações) referente ao serviço executado (disponível no site do Ministério do Trabalho e Emprego).

É importante lembrar que de acordo com a IN n.º 01/97 (Art.8º - Parágrafo I), não é permitido o pagamento de Servidor que pertença aos quadros de órgãos ou de entidades da Administração Pública Federal, Estadual, Municipal ou do Distrito Federal, que esteja lotado ou em exercício em qualquer dos entes partícipes do Convênio.

Nos ofícios de solicitação de pagamento é necessário informar o Valor Bruto para pagamento, pois é sobre este valor que faremos os cálculos das deduções dos impostos incidentes sobre a prestação de serviços, cujos valores e alíquotas estão informados a seguir:

. Contribuição Previdenciária do Segurado Contribuinte Individual (Portaria 12 de 06/01/2004, D.O.U. de 08/01/2004) - 11% sobre o valor bruto dos serviços e até o teto de contribuição R$ 2.668,15 (Atualizado em 01/05/2005).

Obs: Para efeito da observância do limite máximo do teto de contribuição é importante a apresentação dos comprovantes de recolhimento da contribuição previdenciária relativos ao mesmo mês de competência da prestação do serviço para o qual está sendo solicitado o pagamento. Os comprovantes de recolhimento serão cópias da GFIP ou declaração/recibo fornecidos pela empresa tomadora do serviço, onde constem a identificação completa da empresa, com CNPJ, o nome e o número de inscrição do contribuinte individual, o valor da remuneração paga, o compromisso de que este valor será incluído na GFIP e efetuado o recolhimento da contribuição devida.

· Imposto sobre Serviços-ISS - Art.111- § 3º do Código Tributário do Município do Recife: "quando o prestador de serviço for profissional autônomo e, estando obrigado, não for inscrito no Cadastro Mercantil de Contribuintes ou, quando inscrito, não apresentar o comprovante de quitação do imposto referente ao semestre relativo ao pagamento do serviço, o imposto será descontado na fonte, à razão de 5% (cinco por cento) do preço do serviço".

· Imposto de Renda Retido na Fonte-IRRF (Art. 1º da Medida Provisória nº 22 da Secretaria da Receita Federal) - calculado de acordo com a tabela progressiva mensal abaixo e após a dedução da Contribuição Previdenciária do Segurado Contribuinte Individual:

Obs: Para cada dependente haverá dedução de R$ 132,05 sobre o valor bruto dos serviços. Para isso, é necessário o preenchimento de formulário próprio, que será assinado pelo Prestador do Serviço.

Sobre a prestação de serviços incidirá ainda a Contribuição Previdenciária do Tomador do Serviço (INSS) na alíquota de 20% (vinte por cento), sobre o valor bruto dos serviços prestados, a qual será descontada diretamente do Convênio.

Destes impostos incidentes sobre a prestação de serviços, a Contribuição Previdenciária (11%), o ISS e o IR serão deduzidos do valor bruto dos serviços e será pago ao beneficiário apenas o valor líquido.

III - BOLSAS

O candidato a bolsista deverá ser estudante secundário ou de graduação, e deverá apresentar-se na FADE para preenchimento de uma ficha cadastral, onde constará:
. Nome do Bolsista;
. N.º do documento de identidade;
. N.º do CIC (CPF);
. Valor mensal da bolsa;
. Prazo de vigência da bolsa;
. Descrição das atividades a serem desenvolvidas pelo bolsista, que deverão ser compatíveis com as atividades do projeto;
. Assinatura do bolsista;
. Assinatura do coordenador do projeto.

O candidato também deverá apresentar o cópia autenticada do comprovante de matrícula atualizado, do documento de identidade e CPF, e do comprovante de residência.

Para cada bolsista contratado será pago, obrigatoriamente, um seguro contra acidentes pessoais, que deverá ser feito 30 (trinta) dias antes de serem iniciados os trabalhos do bolsista.

As solicitações de pagamento de bolsa, devem seguir as orientações apresentadas para pagamento de prestações de serviços, sendo que, sobre os valores pagos a título de bolsa, incidirá apenas o Imposto de Renda (IR).

Lembramos que o bolsista só poderá receber por um único projeto, ou seja, não poderá receber nem como bolsista, nem como prestador de serviços em outros projetos, uma vez que os recursos são provenientes da mesma fonte pagadora.

IV - ADIANTAMENTO P/ DESPESA DE VIAGENS (DIÁRIAS)

Os adiantamentos para despesas de viagens poderão ser pagos a qualquer pessoa que faça parte do projeto e terá seus valores baseados na tabela de diárias para serviço público, ou, será definida pela Instituição Financiadora do Projeto, se for o caso.

O ofício de solicitação de Adiantamento p/ Despesa de Viagens deverá conter as seguintes informações:

· Nome do Beneficiário;
· N.º do CIC (CPF);
· N.º do documento de identidade;
· Quantidade de diárias a serem pagas;
· Valor total das diárias.
· Percurso da viagem;
· Finalidade da viagem.
· Período da Viagem

Faz-se obrigatória a prestação de contas dos adiantamentos para despesas de viagens.

Para fins de prestação de conta dos adiantamentos, serão considerados os documentos referentes às despesas com alimentação, transporte e hospedagem. Os documentos comprobatórios das despesas serão Notas Fiscais de Venda ao Consumidor, Notas Fiscais de Serviço, Notas Fiscais-Faturas, Cupons Fiscais onde constem a discriminação e a quantidade das mercadorias, acompanhados dos respectivos recibos de quitação, Canhoto dos Bilhetes de passagens, Recibos de Táxi, contendo percurso, placa do veículo, assinatura e CPF do motorista.

As notas e recibos devem:
. ser emitidos em conformidade com as orientações repassadas no item V e VI,
. conter a identificação do convênio e o atesto do beneficiário.
. coincidir com as localidades correspondentes ao percurso da viagem e com o período da viagem, informados no ofício de solicitação.

Nos casos em que houver comprovação parcial das despesas, o valor da diferença não comprovado, será devolvido pelo beneficiário à conta do convênio.

As despesas que ultrapassarem o total do adiantamento não poderão ser fracionadas para reembolso ao beneficiário do montante ultrapassado.

V - MATERIAL DE CONSUMO, EQUIPAMENTO E MATERIAL PERMANENTE.

Os materiais e equipamentos a serem adquiridos deverão estar apoiados no projeto e os procedimentos para aquisição serão os adotados na Lei nº8666/96 - das Licitações e Contrato Administrativos.

Considera-se material de consumo, o material de vida útil inferior a dois anos.

Com base na Lei nº 8666/93, apresentamos os valores atualmente definidos os procedimentos licitatórios para aquisição de bens e serviços:

A Lei nº 8666/93, determina que é dispensável a licitação para aquisição de bens destinados exclusivamente a pesquisa científica e tecnológica adquiridos, cujos recursos sejam provenientes da CAPES, FINEP ou CNPq. A dispensa de licitação só será válida após publicação no Diário Oficial da União. Maiores informações sobre esses e outros procedimentos poderão ser dadas pelo Setor de Compras e Licitações, nesta Fundação.

Os pagamentos das despesas com aquisição de materiais e equipamentos deverão ser comprovados através 1ª via original das NOTAS FISCAIS DE VENDA AO CONSUMIDOR e NOTAS FISCAIS-FATURA.

Todas as Notas Fiscais (de venda, fatura ou serviço) encaminhadas para pagamento:

. devem estar nominais à:
Fundação de Apoio ao Desenvolvimento da UFPE.
C.N.P.J (C.G.C): 11.735.586/0001-59
Endereço: Rua Acadêmico Hélio Ramos, 336 - Recife-PE

. conter o C.N.P.J (C.G.C) e razão social do fornecedor, legíveis;
. não poderão conter alterações, rasuras ou emendas, nem serão aceitas Cartas de Correção;
. os itens e quantidades deverão estar discriminados com clareza;
. devem informar no corpo da Nota o número do Convênio (Art.30 - IN 01/97);
. dados bancários do fornecedor, para depósito em conta;
. deverão estar devidamente certificadas/atestadas no verso da 1ª via;
. devem informar o número de tombamento no verso das Notas Fiscais referentes a Equipamentos e Materiais Permanentes, para os convênios cujos bens não tenham a obrigatoriedade de serem incorporados ao patrimônio da FADE.

As notas fiscais encaminhadas para pagamento deverão vir acompanhadas da CERTIDÃO NEGATIVA DE DÉBITO (CND) e CERTIDÃO DE REGULARIDADE DO FGTS, sem as quais não é possível efetuação do pagamento (Art.195 Parágrafo.3º - Constituição Federal).

VI - SERVIÇOS DE PESSOA JURÍDICA

As despesas efetuadas com serviços de pessoa jurídica serão comprovados através de NOTAS FISCAIS-FATURA ou NOTAS FISCAIS DE SERVIÇO.

Os serviços de pessoa jurídica deverão seguir os mesmos procedimentos adotados para aquisição de materiais e equipamentos, ou seja:
. os serviços devem estar apoiados no projeto;
. as contratações de serviço seguem as especificações da Lei nº 8666/93;
. as notas fiscais devem apresentar as informações, anteriormente citadas;
. as notas fiscais deverão vir acompanhadas da CERTIDÃO NEGATIVA DE DÉBITO (CND) e CERTIDÃO DE REGULARIDADE DO FGTS;

Com o intuito de evitarmos transtornos referentes à retenção indevida de impostos incidentes sobre a prestação de serviços por pessoa jurídica, definidos pelo Regulamento do Imposto de Renda, pela Ordem de Serviço nº 209 do INSS, entre outros, solicitamos que a descrição dos serviços nas notas fiscais, seja feita com máxima clareza e detalhamento, pois, informações incorretas e/ou incompletas, podem acarretar em devolução da documentação ao solicitante do pagamento e até cancelamento da nota fiscal, e, conseqüentemente, atraso na efetuação do pagamento.

As empresas prestadoras optantes pelo SIMPLES, deverão apresentar cópia do termo de opção, bem como, para aquelas isentas de IR, deverá ser apresentada a Declaração do IR, juntamente com a nota fiscal para pagamento.

Enfatizamos que o detalhamento das informações, citado anteriormente, seja solicitado principalmente nos casos de serviços de engenharia e instalações, onde os valores dos serviços referente a mão-de-obra e material sejam discriminados separadamente.

Informamos ainda que incidirá Imposto Sobre Serviço (ISS), sobre os serviços de obras e reforma executados em localidade distinta da sede da empresa prestadora do serviço.

VII - ADIANTAMENTO PARA PEQUENAS DESPESAS DE PRONTO ATENDIMENTO (SUPRIMENTO DE FUNDOS)

· Desde que seja permitido no convênio, poderão ser concedidos adiantamentos apenas para pequenas despesas de pronto atendimento, e nos casos em que as aquisições não possam ser previstas e/ou realizadas com antecedência.

· O adiantamento deverá ser solicitado por rubrica, não sendo permitido adiantamento para pagamento de despesas com Serviços de Pessoa Física, Equipamentos e Material Permanente.

· O beneficiário ao receber o recurso estará de imediato comprometido a prestar contas do valor total adiantado, assim como o coordenador do convênio, no prazo máximo de 30 dias após a data do recebimento.

· No caso da não utilização total dos recursos adiantados, o saldo restante deverá ser devolvido à conta corrente do convênio e o original do comprovante de depósito enviado à FADE, juntamente com a prestação de contas da parcela do recurso utilizado.

· A prestação de contas deve ser encaminhada via ofício, assinado pelo coordenador do convênio indicando o valor do adiantamento, nome do beneficiário e data do recebimento de recurso.

· Não será efetuado ressarcimento de despesas que ultrapassem o valor do adiantamento.

· Todas as despesas deverão ser comprovadas com documentação hábil, ou seja, notas fiscais de venda ao consumidor, notas fiscais de serviço, notas fiscais-faturas, cupons fiscais onde contem a discriminação e a quantidade das mercadorias, acompanhados dos respectivos recibos.

· Não serão aceitas notas, recibo e cupons com data anterior à da liberação do pagamento, verificado através do crédito na conta do beneficiário.

· Todos as notas, recibos e cupons deverão conter os dados informados anteriormente, no item Material de Consumo, Equipamento e Material Permanente.

· Excepcionalmente, e desde que autorizado pelo nosso Secretário Executivo, serão concedidos adiantamentos para pagamento de serviços prestados por pessoa física que realizam trabalhos de campo (por ex: mateiro, pedreiro), que não tenham conta bancária e não residam na região metropolitana.

· Os recibos referente aos pagamentos de serviços de pessoas físicas mencionados acima, devem ser emitidos de acordo com o modelo anexo com todos os dados discriminados.

· Com o intuito de evitarmos multas por atraso no recolhimento de encargos sobre serviços prestados, os recibos referentes aos serviços de pessoa física, devem ser apresentados à FADE dentro do mesmo mês em que foi liberado o adiantamento.

VIII - REEMBOLSO DE DESPESAS

Nos convênios em que é permitido o reembolso de pequenas despesas, o solicitante deverá encaminhar o pedido através de ofício, anexando a este as notas e os cupons fiscais com os respectivos recibos de pagamento/quitação, e de acordo com as informações a seguir:

. Os materiais e serviços a serem reembolsados devem estar aprovados no projeto;
. Os documentos comprobatórios das despesas serão NOTAS FISCAIS DE VENDA AO CONSUMIDOR, NOTAS FISCAIS-FATURA, NOTAS FISCAIS DE SERVIÇO, CUPONS FISCAIS;
. Estes documentos serão em 1.ª via original e não poderão conter alterações, rasuras ou emendas;
. Devem vir acompanhados do recibo de quitação/pagamento;
. O C.N.P.J (C.G.C.) e razão social do fornecedor devem estar legíveis;
. Os ítens, quantidades e valores deverão estar discriminados com clareza;
. As notas e cupons devem estar devidamente certificadas/atestadas pelo solicitante do reembolso.

IX - PASSAGENS E DESPESAS C/ LOCOMOÇÃO

As despesas efetuadas com passagens e despesas com locomoção serão comprovadas através dos bilhetes de passagens aéreas e terrestres e do cartão de embarque (passagens aéreas), que deverão ser encaminhados através de ofício, juntamente a Fatura da Agência de Viagens (Turismo). As aquisições de passagens também são reguladas pela Lei n.º 8666/93.

A Fatura deve ser emitida conforme especificado no item de materiais e equipamentos e terá o nome do passageiro, o percurso da viagem e o valor a ser pago por cada bilhete emitido.

Não sendo possível o envio do(s) bilhete(s) juntamente com a Fatura, deverá ser enviada cópia do(s) mesmo(s) e, após a realização da viagem, a via do bilhete utilizado deverá ser encaminhado à FADE para ser arquivado juntamente com a Fatura.

As faturas deverão conter as demais informações apresentadas anteriormente para notas fiscais, notas fiscais de serviços e notas-fatura.

X - INFORMAÇÕES COMPLEMENTARES

A distribuição dos recursos dos projetos é feita por elementos de despesas (rubricas), cujos principais itens correspondentes estão informados a seguir:
Despesas Correntes (Custeio)
31.90.14. Diárias
33.90.30. Material de Consumo
33.90.33. Passagens e Despesas com Locomoção
33.90.35. Serviços de Consultoria
33.90.36. Outros Serviços de Terceiros / Pessoa Física
33.90.39. Outros Serviços de Terceiros / Pessoa Jurídica

Despesas de Capital
44.50.51. Obras e Instalações
44.50.52. Equipamentos e Material Permanente

31.90.14 - Diárias
Diárias no País e Diárias no exterior.

31.90.18 - Bolsas
Bolsistas e estagiários;
Obrigações patronais sobre bolsas.

33.90.30 - Material de Consumo
Combustíveis, lubrificantes e gases;
Reagentes, vidrarias e outros materiais de consumo de uso laboratorial;
Animais para pesquisa, sementes, mudas de plantas, alimentos para animais, materiais zootécnicos, veterinários e de caça e pesca;
Materiais elétricos, eletrônicos, de processamento de dados, de comunicações, gráficos, educativos, de expediente, de áudio, vídeo e foto, de proteção e segurança;
Ferramentas, sobressalentes e outros materiais de manutenção;
Gêneros de alimentação, materiais de limpeza e higienização;
Outros materiais de consumo.

33.90.33 - Passagens e Despesas com Locomoção
Passagens aéreas, terrestres ou marítimas no País e no exterior;
Locação de meios de transporte;
Locomoção urbana;
Outras despesas com locomoção.

33.90.35 - Serviços de Consultoria
Assessoria e consultoria técnica ou jurídica;
Auditoria externa;
Obrigações patronais de autônomos;
Outros serviços de consultoria.

33.90.36 - Outros Serviços de Terceiros / Pessoa Física
Pró-labore a consultores eventuais;
Obrigações patronais sobre serviços de pessoa física;
Serviços técnicos profissionais;
Serviços de apoio administrativo, técnico, operacional;
Serviços de comunicação em geral, de áudio, vídeo e foto;
Serviços de fornecimento de alimentação, de limpeza e conservação;
Outros serviços de terceiros ( pessoa física ).

33.90.39 - Outros Serviços de Terceiros / Pessoa Jurídica
Manutenção e conservação de imóveis, máquinas, equipamentos e veículos
Assinaturas de periódicos e anuidades;
Aquisição de softwares;
Locação de imóveis, máquinas, equipamentos e softwares;
Exposições, congressos e conferências;
Serviços técnicos profissionais, de análises e pesquisas científicas, processamento de dados, telecomunicações, áudio, vídeo e foto, produção industrial, publicidade e propaganda, produção gráfica e jornalística;
Serviços de apoio administrativo, técnico, operacional, cópias e reprodução de documentos, fornecimento de alimentação, limpeza e conservação;
Serviços de energia elétrica, água, esgoto, gás, telefonia e comunicação em geral;
Despesas acessórias de importação;
Serviços bancários;
Direitos autorais;
Hospedagens;
Fretes, transporte e armazenagem de materiais;
Pedágios;
Seguros em geral;
Outros serviços de terceiros ( pessoa jurídica ).

45.90.51 - Obras e Instalações
Estudos e projetos;
Obras em andamento;
Instalações;
Benfeitorias em propriedades de terceiros;
Outras obras e instalações.

45.90.52 - Equipamentos e Material Permanente
Máquinas e equipamentos laboratoriais, mecânicos, hidráulicos, elétricos, eletrônicos, agrícolas, rodoviários, gráficos, de processamento de dados, de comunicação, de oficina, de áudio, vídeo e foto;
Utensílios de uso laboratorial;
Equipamentos de medição, orientação, mergulho, proteção, segurança, socorro e salvamento;
Aparelhos e utensílios domésticos, de escritório e mobiliário em geral;
Veículos terrestres, aeronaves, embarcações;
Equipamentos, peças e acessórios para veículos diversos;
Semoventes e equipamentos de montaria;
Coleções e materiais bibliográficos, discotecas e filmotecas;
Instrumentos musicais e artísticos, obras de arte e peças para museu;
Material de consumo de uso duradouro;
Outros equipamentos e materiais permanentes.